Maskinrommet: Slik flytter vi bæreveggene sammen

Gjennomgripende endring skjer ikke ved et trylleslag på en samling. Det skjer i det tette samspillet mellom strategisk sparring, dyp innsikt i organisasjonen og målrettet regi i rommet.

I Effecto leverer vi ikke tørre rapporter som samler støv i en skuff. Vi leverer en bevegelse. For å lykkes med å flytte selve fundamentet i en virksomhet, må vi jobbe i tre spor samtidig: Vi må utfordre ledelsen som sitter med ansvaret, vi må forstå de usynlige kreftene som lever i organisasjonen, og vi må skape arenaer hvor de nye refleksene faktisk trenes opp.
Her tar vi deg med bak kulissene og viser deg våre tre pilarer for reell endring – og den nitakkede ledestjernen som sikrer at hver samling blir en suksess

But here’s the great paradox of gathering. There are so many good reasons for coming together that often we don’t know precisely why we’re doing so. You are not alone if you skip the first step in convening people meaningfully, committing to a bold, sharp, purpose. When we skip this step, we often let old or faulty assumptions about why we gather dictate the form of our gatherings. We end up gathering in ways that don’t serve us, or not connecting when we ought to.

Priya Parker. Amerikansk basert tilrettelegger, strategirådgiver og forfatter av The Art of Gathering: How We Meet and Why it Matters.

1) Definer et tydelig formål – ikke en merkelapp

En «strategisamling» er en kategori, ikke et formål. Vi bryter gjennom illusjonen om at formålet er tydelig og tvinger frem svaret på: Hva skal være annerledes når vi går ut av rommet? Når formålet er klart, gir det seg selv hvem som skal delta og hva som skal gjøres.

2) Begrensningens kunst

En tettpakket agenda er fienden til reelt fokus. Vi hjelper dere å fjerne støyen. Dynamikken skapes av menneskene som er til stede, ikke av antall lysbilder. Less is more – vi fjerner det unødvendige for å gi plass til det viktige.

3) Jakten på det rette stedet

Omgivelser påvirker tankesettet. Skal dere tenke nytt, bør dere kanskje ikke sitte i det samme møterommet dere ser hver dag. Vi hjelper dere å finne rammene som bygger opp under regien – enten det er et galleri, en garasje eller et moderne konferansehotell.

En av en serie på 7 rundebordskonferanser om kreativitet og det å skape noe som treffer en nerve. Rammene: Hjemmelaget frokost i Galleri Joffheim, inngang gjennom garasjen og inn i en kunstutstilling av Effecto-partner Stein Ræstad, basert på musikk av Kjartan Kristiansen (DumDum Boys). Spesialinviterte gjester hver gang.  Påvirket rammene praten rundt bordet? Definitivt!

4) Samlingen starter før – og slutter etterpå

En suksessrik samling eksisterer ikke i et vakuum. Vi starter prosessen lenge før vi møtes gjennom kartlegging og involvering. Og når siste punkt på agendaen er nådd, holder vi farten over bakketoppen for å sikre at resultatene faktisk blir integrert i en hektisk hverdag. Dette er også innbakt i leveransemodellen vår, både gjennom den kvalitative kartleggingen og sparringen med leder.

5) Spill på lag med hjernene og sansene

Lange rekker med teksttunge PowerPoints kobler ut hjernen. Vi bruker visuelle flater, analoge verktøy (papir på veggene!) og historiefortelling som skaper empati og engasjement. Vi designer prosesser som inviterer til deltakelse fremfor passiv lytting.

Klar for å ta i mot ca 40 deltakere for dag to på Kjerringøy. Produksjonen fra dag 1 henger på veggene klar for videre bearbeidelse. Ser du nøye etter, ser du også at det er produser kart og bilder relatert til de temaene som var på agendaen.

6) Vertskapsrollen og det praktiske rammeverket

Ingenting dreper energi raskere enn teknisk krøll, dårlig lyd, mat som ikke kommer eller at det mangler noe å skrive med eller på når det skal være gruppearbeid. Vi tar det praktiske vertskapet på dypeste alvor. Når rammene er sømløse, kan deltakerne bruke all sin energi på selve innholdet.

Frede sikrer bilder av bidrag fra 70-80 deltakere i en «opp-og-skriv-på veggen-oppgave». Viktig for referatet og for at bidragene skal bli tatt vare på til videre bearbeidelse. På forhånd var veggen ferdig klargjort med blanke ark og nok tusjer, slik at logistikken med 70-80 mennesker i aksjon skulle gli effektivt.

7) Aldr glem spillereglene

Spilleregler er fundamentet for en velfungerende samling. Vi setter rammene som fjerner distraksjoner: Ingen «internmøter» med sidemannen, og mobil/PC kun i pausene. Vi forventer at alle tar ansvar for felles resultat – ser du et behov, så gjør du noe med det. Vi markerer tydelig at det er lov å være uenig og at ingen spørsmål er dumme. Spilleregler som ikke etterleves, ødelegger styringen; derfor mener vi det vi sier, slik at alle kan føle seg trygge og fokuserte.

8) Ikke vær redd for litt temperatur

En god samling behandler temaer hvor noe står på spill. Hvis målet bare er «god stemning», risikerer man at de viktigste problemstillingene skyves under teppet. Vi er trygge i rollen som fasilitatorer når det brenner litt. Kunsten er å holde engasjementet innenfor «toleransevinduet» – ikke for kaldt, men heller ikke så hett at det brenner ned. Vi henter de vanskelige tingene opp i lyset så de faktisk kan bearbeides.

9) Regi på de avgjørende øyeblikkene

En samling skal aldri starte eller slutte med praktisk informasjon. Vi designer åpninger som setter stemningen, og avslutninger som sørger for at energien blir med ut i hverdagen. Vi har fullt fokus på de definerende øyeblikkene: overgangene mellom tema, inngangen til lunsjen, og øyeblikkene der «elefanten i rommet» endelig blir nevnt. Det er i disse knekkpunktene vi treffer nerven hos deltakerne

En sammensveiset og glad gjeng etter en strategisamling