But here’s the great paradox of gathering. There are so many good reasons for coming together that often we don’t know precisely why we’re doing so. You are not alone if you skip the first step in convening people meaningfully, committing to a bold, sharp, purpose. When we skip this step, we often let old or faulty assumptions about why we gather dictate the form of our gatherings. We end up gathering in ways that don’t serve us, or not connecting when we ought to.

Priya Parker. Amerikansk basert tilrettelegger, strategirådgiver og forfatter av The Art of Gathering: How We Meet and Why it Matters.

Vår nitakkede ledestjerne

Vi som i dag utgjør Effecto har gjennom flere år samlet på egne og andres erfaringer, og vi har prøvd, feilet, forbedret og prøvd igjen. Det har gitt oss noen ferdigheter og ikke minst en grunntro på hva som skal til for at en samling skal bli en suksess. Dette har vi systematisert i vår egen nitakkede ledestjerne, en ledestjerne med ni prinsipper og tips vi har gleden av å dele med deg her.

1) Definer et tydelig formål – ikke en merkelapp

De fleste er flinkere til å sette merkelapper på samlinger enn å definere formål. Man definerer for eksempel at man skal ha en «strategisamling», og så har man satt opp en agenda for hva samlingen skal bestå av. Utfordringen ligger i at «strategisamling» er en kategori, eller en merkelapp om du vil, ikke et formål. En strategisamling kan ha en rekke ulike formål, og hver av de gir helt ulike føringer for hvordan agendaen bør se ut. 

Tilsvarende kan vi si om ulike avdelingssamlinger, planleggingsmøte, teamsamlinger, kick-offs, workshops, kundesamlinger etc. 

Grunnlaget for en suksessrik samling starter ved å bryte gjennom illusjonen om at formålet er tydelig, og å la seg utfordre på å gjøre det faktisk tydelig

Dette inkluderer å konkretisere de resultatene man har som ambisjon om at man skal få ut av samlingen. Da gir det tydelige føringer på både HVA som skal gjøres/inkluderes og et utgangspunkt for å definere HVORDAN man kan oppnå det man ønsker. Det gir også føringen for HVEM som skal delta, hva de kan forvente og hva som forventes av dem.

2) Begrensningens kunst

 Ved utforming av en samling er det lett å ville for mye. I tillegg er det flere andre fenomen som bidrar til at en samling eser ut. Det er mennesker som skal ha sin plass. Det er forventninger som skal fylles. Det er overskrifter og «navn» som skal trekke folk. Det er ritualer a-la «slik har vi alltid gjort det» som skal følges.

Alt dette gir en tettpakket agenda som i praksis ikke er egnet for å nå det formålet man egentlig har definert. I tillegg risikerer du å ha en samling med en rekke mennesker som delvis har sine egne agendaer eller som på ulike vis påvirker samlingen bort fra formålet. Dynamikken i en samling skapes av de menneskene som er tilstede. Begrensninger øker kvaliteten!

Less is more:

«Å fjerne unødvendige elementer er ofte nødvendig for å skape klarhet og fokus, og dermed øke verdien eller effekten av det som er igjen.«

3) Jakten på det rette stedet

 Skal vi bruke møterommene på jobben? Skal vi dra på hotell? Skal vi reise et stykke unna, eller leie oss inn i nærheten? Hvilke rom trenger vi? Skal vi ta det tradisjonsrike lokalet, eller et moderne konferansehotell? 

Omgivelser er viktig. Vi påvirkes av den plassen vi befinner oss. Det er likevel ikke slik at det dyreste er det beste.  Skal vi ha en samling som handler om å tenke nytt? Da er kanskje ikke møterommene på jobben som vi ser hver dag det beste valget. Hvilken atmosfære ser vi etter? Kan vi organisere møterommene slik vi ønsker? Er det noen aktiviteter vi planlegger som gir noen føringer? Gir omgivelsen mulighet for å bygge den regien vi ønsker?

En av en serie på 7 rundebordskonferanser om kreativitet og det å skape noe som treffer en nerve. Rammene: Hjemmelaget frokost i Galleri Joffheim, inngang gjennom garasjen og inn i en kunstutstilling av Effecto-partner Stein Ræstad, basert på musikk av Kjartan Kristiansen (DumDum Boys). Spesialinviterte gjester hver gang.  Påvirket rammene praten rundt bordet? Definitivt!

4) Samlingen starter før samlingen, – og slutter etterpå

En samling eksisterer ikke i vakuum Det aller meste av det som gjør en samling til en suksess, det skjer FØR den faktiske samlingen, – og så sikrer vi gevinsten etterpå.

FØR samlingen handler det om å skape den regien som skal til for å nå formålet. Det kan være tema som å identifisere sentrale problemstillinger, gruppedynamikk, konflikter og hva som engasjerer deltakerne. Det kan også være å skaffe underlag, instruere bidragsytere og sikre praktiske forberedelser. Alt avhenger av hvor kompleks og omfattende problemstillingen er og hvor kritisk formålet er.

Når vi snakker med ulike nøkkelpersoner i forkant av en samling så samler vi ikke bare info, vi starter også en prosess med de ulike deltakerne som vi tar med oss inn i samlingen og bygger videre på.

ETTER samlingen handler det om å ikke slippe taket. En idrettsutøver som løper i terreng, vet godt at det gjelder å ikke slakke av på slutten av bakken, men å holde farten over bakketoppen for å få med seg fart ut på flaten. For en samling gjelder det å ikke slippe opp når siste punkt på agendaen er gjennomgørt, men å sørge for at resultatene fra samlingen bevisstgjøres, og ikke minst: Integrere disse i en hektisk hverdag slik at ikke den samme listen av «kritiske gjørepunkter» dukker opp på neste samling.

5) Spill på lag med hjernene og sansene

En samling består av mennesker, og for å få en samling til å virke, så må vi på innsiden av hodene til disse menneskene. Da må vi ta utgangspunkt i hvordan disse hodene fungerer. Vi må også ta hensyn til hvordan hodene virker avhengig av formålet. Det er forskjell på å skape en kreativ ramme og å bygge opp stolthet, eller å ta et vanskelig veivalg versus å løse opp i en koflikt.

Selv om virkemidlene avhenger av formålet, er det noen ting som går igjen. Det er for eksempel lite som så effektiv kobler ut hodene til deltakerne som en lang rekke powerpoints overlesset med tall og tekst

Vi bruker ofte mye papir som vi henger på veggene etter hvert som ulike tema behandles, blant annet fordi det gjør at det gradvis bygges opp et helhetlig bilde og fordi det tvinger oss til å bruke få men gjennomtenkte ord og enkle visualiseringer. Vi ser også at pent designede presentasjoner i liten grad inviterer til deltakelse, mens skisseaktige opplegg lettere får folk til å bidra i prosessen med å forme et resultat. Et vanskelig eller litt betent tema kan ofte løsnes litt opp gjennom historier som skaper empati og gjerne litt humor og selvironi. Noen ganger kan en video eller musikk sette folk i rett modus.

Mulighetene er mange. Det viktige er å bruke dem, og å bruke dem for å koble på hjernene til deltakerne på en slik måte at det bidrar til å oppfylle formålet med samlingen.

Klar for å ta i mot ca 40 deltakere for dag to på Kjerringøy. Produksjonen fra dag 1 henger på veggene klar for videre bearbeidelse. Ser du nøye etter, ser du også at det er produser kart og bilder relatert til de temaene som var på agendaen.

6) Ta vertskapsrollen og det praktiske rammeverket på alvor

Noen som har opplevd at det møte blir 15 min forsinket fordi man plundrer med å få det tekniske til å virke? Hva med at den lille matbiten som var planlagt ikke er der når det er pause?

Dårlig møteledelse, teknisk utstyr som ikke er forberedt, møterom som ikke er i orden, bord og stoler som ikke kan rigges slik som tenkt, ingen plass til å gjennomføre det gruppearbeidet som stod i agendaen, bidragsytere som ikke er forberedt eller klare når de skal være det, uventede situasjoner som ingen tar tak i, uklarhet om det skal lages referat og hvem som eventuelt skal gjøre det (og hvordan), mat som ikke er synkronisert med de pausene som står i planen, pauser og tidsplaner som ikke overholdes, ingen som summerer opp konklusjoner eller hva som skjer videre. 

Listen over vanlige praktiske glipptak på samlinger er lang. Den er også viktig, både fordi folk forventer at det praktiske er på plass og fordi noen av de praktiske glipptakene har kraft i seg til å ødelegge mye.

Selv om den sitter i kroppen enda, må vi nevne den heldagssamlingen vi hadde hvor det var flere paneldebatter med prominente gjester som ble filmet med tre kameravinkler. En av teknikerne kom bort etterpå og beklaget at lydfilen var tom fordi ingen hadde husket å sjekke at lydopptaket var skrudd på! Timevis med filmopptak, ingen lyd… Dette var et eksempel fra en påkostet anledning. Selv om de fleste samlinger er mer hverdagslig, så er det samme poeng: En suksessrik samling avhenger av at man har kontroll på det praktiske! 

Frede sikrer bilder av bidrag fra 70-80 deltakere i en «opp-og-skriv-på veggen-oppgave». Viktig for referatet og for at bidragene skal bli tatt vare på til videre bearbeidelse. På forhånd var veggen ferdig klargjort med blanke ark og nok tusjer, slik at logistikken med 70-80 mennesker i aksjon skulle gli effektivt.

7) Glem ikke spillereglene

Spilleregler er ikke bare et fundament for å få et samfunn til å fungere, det er også en nøkkel for en velfungerende samling. Spilleregler må man være enige om, og det kan variere hva som er relevant. Likevel er det noen gjenganger som vi gjerne ender opp med:

Hold avtalte tider – Det å være nøye på tidene i agendaen er ikke bare viktig for å holde flyten i avviklingen av programmet. Det gjør også folk mer skjerpet.

Unngå internmøter med sidemann – Småprat forstyrrer. Dersom det var noe man ikke forstod, så er det en god sjanse for at noen andre heller ikke forstod. Da tar vi det like godt i plenum, så får vi alle med.

Mat, drikke og mobil/datamaskin – kun i pausene – Denne er gjerne litt utfordrende fordi folk har vent seg til noe annet. MEN: Folk som bare MÅ ta telefonen skaper uro.  Samlinger hvor folk leser e-post og nyheter mens programmet pågår mangler nerve og relevans. Dersom én reiser seg for å hente kaffe, benytter nestemann gjerne sjansen. Da er vi i gang. Med et romoppsett uten bord kan du være sikker på at noen sparker borti den kaffekoppen som står på gulvet ved stolen

Poenget er å ta bort distraksjoner som fjerne fokus på det som skal foregå. Dersom det må være unntak, for eksempel fordi noen faktisk må være tilgjengelig, så avtal det og opplys om det. NB! En viktig del av denne spilleregelen er å legge inn regelmessige pauser som del av «avtalen». Da får folk fulgt opp det de skal og får også nødvendige avbrekk, – kanskje med en kopp kaffe!

Ta ansvar for felles resultat – De som deltar skal skape et resultat sammen. Sitter du bak i lokalet og støyen fra et åpent vindu hindrer deg å høre hva som blir sagt? Lukk vinduet. Ser du at den som er ved siden av deg ikke kommer til ordet? Ta initiativ for at flere stemmer blir hørt. Ser du at diskusjonene sporer av? Bidra til at vi får hektet den inn igjen. Generelt: Ser du et behov? Gjør noe med det!

Det er OK å være uenig – Det er naturstridig at alle i en samling er enige om alt, spesielt om man skal ta stilling til noe som er vanskelig. Dersom vi tilstreber ro, harmoni og konsensus, så oppnår vi bare at deltakere opplever å ikke bli hørt, at viktige problemstillinger ikke blir tatt tak eller at vi går også glipp av verdifulle syn som kunne bidratt til en bedre løsning. Ved å markere at uenighet er velkomment, så senker vi terskelen for å bidra til gode diskusjoner, bedre beslutninger og bedre forankring.

Ingen spørsmål eller innspill er dumme –  Historien er full av løsninger og innovasjoner som startet med at noen stilte et tilsynelatende dumt spørsmål. Kanskje er det nettopp dette spørsmålet som skaper nye refleksjoner og tanker? 

NB! Spilleregler må menes og etterleves. Det å sette opp spilleregler som man ikke etterlever er ikke bare meningsløse, men det ødelegger mer enn det hjelper, fordi: Da signaliserer man at man ikke trenger å ta det som sies på alvor, og man gir en opplevelse av mangel på styring, ikke minst hos deltakere som irriterer seg over at andre ikke følger spillereglene.

8) Ikke vær redd for litt temperatur

Gode samlinger har et formål som betyr noe, og i mange tilfeller handler det også om å behandle problemstillinger hvor noe står på spill for de det gjelder. Av og til lager man en samling nettopp for å få de vanskelige tingene på bordet slik at de kan bearbeides. Da er engasjement og litt temperatur en naturlig del av det. Dersom harmoni og god stemning er siktemålet risikerer man at viktige tema, uenigheter og annet som er vanskelig, bare skyves under teppet. Da komme man heller ikke videre.

Kunsten er å ha en beredskap som sikrer at man temperaturen innenfor det man kan tenke på som toleransevinduet: Ikke for lav – ikke for høy.

9) «Hei» og «ha det» og de andre viktige øyeblikkene

Start aldri samlingen med praktisk informasjon og heller ikke som avslutning. Start med noe som setter stemning, og sørg for å avslutte med noe som gjør at folk tar med seg energien og stemningen ut av samlingen.

Dette er to av de viktige øyeblikk på en samling. Eksempler på andre viktige øyeblikk er

– overganger mellom tema hvor du må få folk til å skifte fokus

– inngangen til lengre pauser som lunch, eller til en kveld på en samling som går over mer enn en dag. Da er det fint med noe som setter praten i sving i en sosial setting.

– øyeblikk hvor det oppstår viktige erkjennelser, hvor det oppstår konflikt eller hvor noen  begynner å snakke om elefanten i rommet

Start, slutt, innganger,  overganger og situasjoner hvor det spisser seg! Dette er øyeblikk som er definerende for samlingen. Det er i disse øyeblikkene du må treffe nerven hos deltakerne, og da må du være godt forberedt! 

En sammensveiset og glad gjeng etter en strategisamling

Ulike formål - ulik regi

Vi skaper rammene, vi bygger en skreddersydd regi og vi stiller med ei rik verktøykasse for å skape de resultatene du trenger

Fellesskap og kultur

Med tema som stolthet og forankring av verdier og andre deler av virksomhetens identitet og strategier på agendaen.